Privacyverklaring
Laatste update privacyverklaring: 05/2023
Bij COFABEL BV hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en hoe we deze verwerken.
1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?
COFABEL BV, met ondernemingsnummer BE 0424.852.080 met zetel te 9770 Kruisem, Olsensesteenweg 67A is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die zij uitvoert met de gegevens van haar klanten, prospecten en websitebezoekers.
Binnen de groep van ondernemingen waartoe de verwerkingverantwoordelijke behoort, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt deze persoon contacteren via privacy@arvesta.eu
2. Welke gegevens verzamelen we van u als klant of prospect?
Klanten
Welke gegevens?
Vooreerst kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam, adres, BTW-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, taal, bedrijfsactiviteit, aankoopgegevens (bv. Serienummer aangekochte machines, merk, pk’s, productiejaar, datum van levering, …), historiek van garantie-aanvragen (bv. eerdere herstellingen en interventies), informatie over uw machinepark (bv. type tractoren en andere gelijkaardige machines) en andere bedrijfsgegevens. Van de contactpersonen bij klanten kunnen we de voor- en achternaam, e-mailadres, functie en telefoonnummer verzamelen.
Deze gegevens hebben we verkregen:
· Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties;
· Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uw website, uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,…);
· Via andere vennootschappen van de groep Arvesta, waartoe Cofabel behoort. Welke vennootschappen dat zijn kan u terugvinden op www.arvesta.eu
Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?
· We gebruiken uw klantgegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor het maken van offertes, uitvoeren van bestellingen, leveren van producten en daarover communiceren, het opmaken en versturen van facturen en het opvolgen van betalingen, opvolgen van garantieperiodes en behandelen van garantieclaims en herstellingen. Op basis van ons gerechtvaardigd belang voeren we ook een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen) en houden we een gecentraliseerde klanten- en prospectenadministratie.
· Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken om u als klant op regelmatige basis per e-mail te informeren over de prijzen van onze producten. Dit doen wij omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u als klant en omdat dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van eventuele maatregelen die daaraan vooraf gaan.
· We verwerken uw gegevens om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statistische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.
· Daarnaast kunnen we uw gegevens ook verwerken om u elektronisch en/of per post te informeren over onze producten, diensten, evenementen, commerciële aanbiedigen en promoties. of om profielen op te maken. Door het opmaken van profielen kunnen we u veel gerichtere en meer nuttige informatie bezorgen. U zal alleen elektronische nieuwsbrieven enkel ontvangen als u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
· Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen we uw gegevens gebruiken voor prospectie-doeleinden en om u te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij ons of een van de groepsvennootschappen van Arvesta aankocht.
· Tot slot verwerken we uw gegevens ook om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving, de mestwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid (bv. bewaring facturen,…).
Hoe lang houden we uw gegevens bij?
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk niet langer bewaard moeten blijven, worden deze verwijderd.
Prospecten
In dit onderdeel leggen we uit welke gegevens we van prospecten verwerken, waarvoor we dat doen en op basis waarvan.
Welke gegevens?
We kunnen de volgende gegevens verwerken: bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, taal, bedrijfsactiviteit, informatie over het machinepark (welke tractoren en andere gelijkaardige machines).
Deze gegevens verkrijgen we via:
· Uzelf nadat u ons bv. gecontacteerd heeft via onze website, op een beurs,… ;
· De vennootschappen van de groep Arvesta, waartoe ook wij behoren. Welke vennootschappen dat zijn, kan u lezen op www.arvesta.eu
Voor welke doeleinden verwerken we uw gegevens?
Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen we uw gegevens gebruiken voor prospectie-doeleinden, meer concreet om u bv. telefonisch te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij een van de groepsvennootschappen van Arvesta aankocht. Welke vennootschappen, net als ons, deel uitmaken van Arvesta kan u lezen op www.arvesta.eu. Wilt u dat niet, dan kan u zich daar op elk moment tegen verzetten. Hoe u dat doet, leest u onder titel 7.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk niet langer bewaard moeten blijven, worden deze verwijderd.
3. Welke gegevens verzamelen we via onze website?
In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website, waarvoor we dat doen en op basis van welke rechtsgrond. Daarnaast geven we ook aan hoe lang we uw gegevens bewaren.
Contactformulier
Via onze website kan u met ons contact opnemen middels het online contactformulier. Als u dit doet, verzamelen we in dat kader uw voornaam, naam, e-mailadres en de door u gestelde vraag of enige andere opmerking. We hebben een gerechtvaardigd belang om de gegevens die u doorgeeft te verzamelen, dit om uw bericht te kunnen beantwoorden. We houden deze gegevens niet langer bij dan noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden of de door u gevraagde informatie te kunnen bezorgen.
Nieuwsbrieven
Via de website kan u zich inschrijven om e-mails te ontvangen met informatie over onze producten, onze evenementen, tips, advies,…. Om u in te schrijven voor de nieuwsbrief verzamelen we uw e-mailadres en de taal waarin u de nieuwsbrieven wil ontvangen. Wij versturen de nieuwsbrieven op basis van uw toestemming.
U kan op elk moment aangeven dat u deze nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen. Hoe u dat kunt doen kan u lezen onder titel 7.
Evenementen
We organiseren regelmatig evenementen waarvoor u zich via de website kan inschrijven. Voor deze inschrijving verzamelen wij standaard uw voornaam, naam en uw e-mailadres. Deze gegevens werken wij om uw inschrijving voor het evenement te verwerken, uw inschrijving te bevestigen, u te informeren over het evenement en, desgevallend, eventuele vragen van u te beantwoorden. Uw gegevens worden gewist van zodra deze niet meer nodig zijn voor bovengenoemde doeleinden.
4. Geven we uw gegevens door of verkopen we uw gegevens?
We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.
In het kader van onze activiteiten en de uitvoering van onze dienstverlening, kunnen wij uw gegevens wel delen met:
· Dienstverleners die ten behoeve van ons en in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken(zoals bv. datacenters, administratieve dienstverleners, IT Service Providers, drukkerijen, mailingbureaus, websitebouwer,…). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd;
· De vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op https://arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van de klanten-, en -leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door een of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 7;
– Onze leverancier John Deere Walldorf International GmBh en de daarmee verbonden vennootschappen:
o Enerzijds in het kader van o.a. de behandeling van en afwikkelingen van garantie-aanvragen van onze klanten en in het kader van de ondersteuning en opvolging van onze de werking en sales (activiteiten). John Deere Walldorf International Gmbh is afzonderlijk verantwoordelijk voor deze gegevensverwerkingen. Om meer te weten over de gegevensverwerkingen die John Deere Walldorf International GmbH uitvoert, kan u haar privacyverklaring raadplegen op: https://www.deere.be/nl/privacy-en-data/index.
o Anderzijds in het kader van onze gezamenlijke direct marketingactiviteiten waarbij we, mits uw toestemming, u per post en/of per e-mail op de hoogte kunnen houden van onze activiteiten, producten, diensten promoties,… Hiervoor zijn wij, tezamen met John Deere International Walldorf verantwoordelijk.
· Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld;
· We kunnen uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper, opslorpende vennootschap,…) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,… verder te zetten.
· Tot slot kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.
5. Overdracht van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
In het kader van de doorgifte van uw gegevens zoals beschreven onder titel 7, is het mogelijk dat daarbij uw gegevens doorgegeven worden aan een partij die gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte (hierna “EER”). Dat is bijvoorbeeld het geval met betrekking tot de doorgifte van uw gegevens aan John Deere GmbH dewelke op haar beurt gegevens kan doorgeven aan haar verbonden vennootschappen die zich mogelijk buiten de EER bevinden (zoals de Verenigde Staten van Amerika).
In dergelijk geval waarborgen wij dat deze partijen een passend niveau van gegevensbescherming hanteren voorafgaand aan de doorgifte (bijvoorbeeld door na te gaan of de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land in kwestie een passend niveau van gegevensbescherming heeft of door het afsluiten van de zogenaamde EU modelcontractbepalingen van de Europese Unie in de overeenkomst met dergelijke partijen).
6. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.
Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de
hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
7. Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?
U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u geen nieuwsbrieven of persoonlijk aan u geadresseerde post meer wenst te ontvangen met o.a. info over onze activiteiten, producten en diensten, promoties,… dan kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten. Wilt u geen nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kan u zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails. U kan ons zowel voor de uitschrijving op e-mails als op persoonlijk geadresseerde post ook steeds contacteren via onderstaande contactgegevens.
U dient uw verzoek per e-mail te versturen naar privacy@arvesta.eu of per post naar het adres vermeld onder titel 1.
Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.
Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.
Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
8. Wijzigingen in deze verklaring
Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.